8 sinais de que está na hora de trocar de agência.

Hora de sair8 sinais

Trocar de agência dá trabalho. Normalmente a decisão vem depois de meses de desconforto: relatório que atrasa, reunião que vira desculpa, a sensação de pagar sem saber pelo quê. Em Curitiba, da indústria da CIC ao comércio do Portão, essa conversa ficou comum.

Somos o Grupo Akae, agência em Curitiba, e recebemos com frequência empresas vindas de outra parceria. O que mais dói nessas chegadas é descobrir que a conta de anúncios, o pixel ou até o domínio estão no nome da agência anterior. Este guia tem duas partes: os 8 sinais para decidir, e o passo a passo para sair sem perder nada.

O que significa trocar de agência (e quando não é o caso)

Trocar de agência de marketing é encerrar a prestação de serviço com um fornecedor e transferir para outro (ou para um time interno) a operação de conteúdo, anúncios, site e dados, sem interromper as campanhas e sem perder o histórico.

Uma honestidade: às vezes o problema não é a agência. Se você não aprova conteúdo, não responde leads ou muda de objetivo todo mês, qualquer agência vai patinar. Se o problema é estrutural, como precisar de alguém dedicado todo dia, talvez a pergunta seja outra, e a gente discute em agência ou equipe interna.

Mas se você se reconhece em três ou mais sinais abaixo, a conversa é séria.

Os 8 sinais de que está na hora de trocar de agência

1. O relatório não chega, ou chega e não diz nada

Relatório é prestação de contas. Se ele só aparece quando você cobra, ou chega como print de painel sem dizer o que foi testado, o que funcionou e o que vai mudar, você não está sendo informado. Está sendo distraído.

O que deveria acontecer: relatório com data fixa, investimento, custo por resultado, comparação com o mês anterior e próximos passos, mais uma conversa para discutir.

2. Ninguém sabe o número

Pergunte para a agência: quanto custa, em média, um orçamento que chega pelo anúncio? E quantos desses viram venda? Se ninguém sabe, ou cada um responde uma coisa, o marketing está rodando no escuro. A culpa pode ser dividida com o comercial, mas propor como medir é papel da agência.

O que deveria acontecer: conversões configuradas nas plataformas e no Google Analytics 4, origem do lead registrada e uma rotina com o seu comercial para cruzar dados. Se o anúncio gera clique e não gera venda, leia por que os anúncios não vendem.

3. As contas de anúncio, o portfólio da Meta ou o domínio estão no nome da agência

Esse é o sinal mais grave, porque é risco. Se a conta de anúncios foi criada dentro do portfólio empresarial da agência, se o pixel é dela, se o GA4 está numa conta dela, ou se o domínio do seu site foi registrado no CNPJ dela, a sua empresa não é dona do próprio histórico.

As plataformas foram feitas para que a agência trabalhe nos ativos do cliente, não o contrário. Na Meta, a empresa pode dar acesso de parceiro aos ativos do seu portfólio empresarial. No Google Ads, a agência usa uma conta de administrador (MCC) vinculada à sua, e a própria Ajuda do Google Ads afirma que, mesmo quando a agência tem a “propriedade” de gerenciamento, “a conta de cliente continua dona dos seus dados”.

O que deveria acontecer: sua empresa como dona e administradora de tudo, a agência como parceira ou usuária.

4. As mesmas campanhas e os mesmos criativos rodam há meses

Anúncio cansa. Se você abre a conta e vê as mesmas campanhas, os mesmos públicos e as mesmas artes de meses atrás, sem nenhum teste registrado, ninguém está otimizando. Está só deixando rodar.

O que deveria acontecer: rotina de testes (criativo, oferta, público, página de destino) com hipótese e resultado anotados.

5. O atendimento troca toda hora e você explica seu negócio de novo

Terceira pessoa no ano cuidando da sua conta, e cada uma pergunta de novo quem é seu cliente. Rotatividade alta é perda de contexto.

O que deveria acontecer: pessoa fixa responsável, documentação do seu negócio, e passagem de bastão organizada quando alguém sai.

6. Quem puxa as ideias é você

Você manda a campanha do concorrente, sugere a data comemorativa, lembra da Black Friday. Se a agência só executa o que você pede, ela é uma produtora, e você está pagando por estratégia que não recebe.

O que deveria acontecer: calendário proposto pela agência com antecedência, ideias com justificativa e leitura do seu mercado.

7. Desculpa no lugar de diagnóstico

“O algoritmo mudou.” “O mercado está difícil.” Às vezes é verdade. Mas quando a explicação é sempre externa e nunca vem acompanhada de um plano, você está ouvindo desculpa.

O que deveria acontecer: diagnóstico com dados (“o custo por lead subiu porque o criativo X saturou, vamos trocar por Y e Z”) e plano com prazo.

8. O que sobe no relatório não conversa com o que entra no caixa

Seguidores subindo e vendas paradas. Se a agência comemora número que não se conecta com venda, orçamento ou cadastro, os objetivos estão desalinhados.

O que deveria acontecer: metas ligadas ao negócio, combinadas por escrito, como a gente detalha em como devem ser os primeiros 90 dias com uma agência.

Antes de romper: a conversa franca

Se a parceria tem histórico bom, vale uma última conversa: leve os sinais por escrito e peça um plano com prazo de 30 dias. Se decidir sair, releia o contrato (aviso prévio, multa, entrega de arquivos e acessos) e não avise a agência antes de saber o que você tem de acesso. A ordem importa.

Como fazer a transição sem perder dados

A regra de ouro: primeiro garanta seus acessos, depois avise, depois remova.

Meta (portfólio empresarial, antigo Business Manager)

1. Confira se a sua empresa tem um portfólio empresarial próprio, com pelo menos duas pessoas da sua equipe como administradoras.
2. Verifique em qual portfólio estão a página do Facebook, o perfil do Instagram, a conta de anúncios, o pixel (conjunto de dados) e os catálogos. Em Configurações do negócio, os ativos aparecem como “próprios” ou “compartilhados por parceiro”.
3. Se os ativos são seus e a agência entrou como parceira, basta dar acesso de parceiro à nova agência e depois remover a antiga.
4. Se a página está no portfólio da agência, peça formalmente que ela remova a página do portfólio dela, para que você possa adicioná-la ao seu, conforme a ajuda da Meta sobre adicionar uma página ao portfólio empresarial.
5. Se a conta de anúncios ou o pixel foram criados no portfólio da agência, mover a propriedade não é simples. Em muitos casos o caminho é criar conta e pixel novos no seu portfólio, recriar as campanhas e pedir à agência antiga a exportação de relatórios, públicos e criativos. Faça isso antes da saída, para não ficar dias sem anunciar.

Google Ads

1. Entre em Administrador, Acesso e segurança, e veja quem tem acesso. A Ajuda do Google Ads descreve os níveis: só e-mail, somente leitura, faturamento, padrão e administrador. Só administradores dão e removem acessos.
2. Garanta que um e-mail da sua empresa (não pessoal, não da agência) seja administrador. O próprio Google alerta que ter um único administrador é risco de perder acesso se essa pessoa ficar indisponível.
3. Confira a aba de contas de administrador (MCC) vinculadas. Usuários da conta do cliente sempre podem desvincular um administrador, segundo a página sobre propriedade de contas de cliente.
4. Antes de desvincular, leia o que acontece. Conforme a Ajuda sobre desvinculação, a conta mantém o histórico de campanhas, mas listas de remarketing compartilhadas pela MCC param de ser alimentadas, a tag de conversão entre contas da agência para de registrar novas conversões, e se o faturamento mensal estiver na MCC da agência, os anúncios param de rodar até o faturamento ser reconfigurado.
5. Recrie conversões e listas na sua conta, ajuste o faturamento para o cartão ou boleto da sua empresa, e só então desvincule.

Google Analytics 4 e Tag Manager

1. No GA4, verifique em qual conta está a propriedade do seu site. Só o papel de Administrador gerencia usuários, conforme a Ajuda do Google Analytics.
2. Se a propriedade está numa conta da agência, é possível movê-la para uma conta sua. Para isso, segundo a Ajuda do GA4 sobre mover propriedades, quem faz a mudança precisa dos papéis de Administrador e Editor nas contas de origem e de destino. Combine com a agência antiga para executar juntos.
3. No Google Tag Manager, confira quem é Administrador da conta e quem tem permissão de Publicar no contêiner. A Ajuda do Tag Manager diferencia Ler, Editar, Aprovar e Publicar. Sua empresa precisa ser Administradora, e a agência nova recebe só o que precisa.

Domínio, site e e-mail

1. Consulte no Registro.br quem é o titular do seu domínio .com.br. Se for o CNPJ da agência ou o CPF de alguém de lá, peça a transferência de titularidade para o CNPJ da sua empresa.
2. Verifique onde o site está hospedado e quem paga. Peça acesso administrativo ao painel da hospedagem e ao painel do site (WordPress ou outro).
3. Cuidado com o DNS: uma mudança errada derruba o e-mail corporativo.

Dados de leads, arquivos e criativos

Pela Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), a sua empresa é a controladora dos dados de clientes e leads, e a agência atua como operadora, tratando os dados em seu nome. Peça a exportação das listas de leads, formulários, públicos personalizados e histórico de CRM, se a agência operava algum. Peça também os arquivos abertos dos criativos previstos no contrato.

Tabela: quem deve ser dono de cada ativo

Checklist de transição

Antes de avisar a agência atual

• Reli o contrato: aviso prévio, multa e cláusula de entrega
• Tenho portfólio empresarial na Meta com dois administradores da minha equipe
• Sei em qual portfólio estão página, Instagram, conta de anúncios, pixel e catálogo
• Sou administrador do Google Ads com e-mail da empresa
• Sei onde está a propriedade do GA4 e quem administra o Tag Manager
• Consultei o titular do domínio no Registro.br e tenho acesso à hospedagem

Durante o aviso prévio

• Pedi por escrito a exportação de leads, públicos, relatórios e criativos abertos
• Dei à nova agência só o acesso necessário
• Recriei conversões e listas e ajustei o faturamento para a minha empresa
• Iniciei transferências de domínio ou de propriedade do GA4, se necessário

Depois da saída

• Removi a agência antiga de todas as contas e troquei senhas compartilhadas
• Conferi se campanhas e conversões continuam funcionando

Erros comuns na troca de agência

1. Avisar antes de garantir os acessos. A relação esfria e tudo fica mais lento.
2. Desvincular o Google Ads sem olhar o faturamento. Se o pagamento estava na MCC da agência, os anúncios param.
3. Esquecer o pixel e o domínio. Um leva o histórico de conversões, o outro leva site e e-mail junto.
4. Trocar tudo de uma vez. Mantenha rodando o que funciona enquanto a nova agência entende a conta.
5. Contratar a próxima sem as perguntas certas. Use a lista de 12 perguntas antes de contratar uma agência.

Perguntas frequentes

Fale com a Akae

Se você reconheceu mais de um sinal, a gente pode fazer o inventário de acessos junto com você, sem compromisso.

Quando a gente assume uma conta, tudo fica no nome do cliente, e é assim que trabalhamos na gestão de tráfego pago. Chama pelo contato ou passa no estúdio, na Rua Alberto Folloni, sala 7, no Ahú, para um café.

Humanidade que performa.

Fontes e referências

• Meta Business Help Center, Give a Partner Access to Business Assets in Your Business Portfolio
• Meta Business Help Center, Add a Facebook Page to your business portfolio
• Ajuda do Google Ads, Níveis de acesso à conta do Google Ads
• Ajuda do Google Ads, About ownership of client accounts
• Ajuda do Google Ads, About unlinking accounts from your manager account
• Ajuda do Google Analytics, Access and data-restriction management
• Ajuda do Google Analytics, Move a property
• Ajuda do Tag Manager, Managing users and permissions
• Registro.br, Transferência de titularidade
• Planalto, Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados)